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Assistant de direction DRIC - CDI (H/F)

Référence de l'offre d'emploi : IFA/02/001 | Date de publication : 02/02/2022

DRIC - Université de Rouen | MONT ST AIGNAN (76130)
Type de contrat : CDI - Contrat à durée indéterminée
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Comptabilité-Gestion / Ressources Humaines
Pré-requis
Avoir un niveau de diplôme de :
- Niveau 5 - Bac+2
L'ENTREPRISE QUI RECRUTE

La DRIC a pour mission de préparer et d’exécuter la politique internationale de l’université en lien avec les différents acteurs et est composée de trois pôles : gestion des projets, gestion de la promotion et de la mobilité et enfin attractivité et développement.

La DRIC de l’Université de Rouen cherche son Asisstant-e de Direction pour compléter leur équipe.

 

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Envoyez votre CV + LM à : camille.bruni@univ-rouen.fr

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Directrice des Relations Internationales et en coordination avec l’ensemble de la DRIC :

 

Mission 1 :  Assistance et communication

  • Être un soutien auprès du responsable au quotidien,
    • Préparer différentes réunions,
    • Rédiger les supports de communication interne et externe (rapports, comptes rendus, notes…),
    • S’assurer la gestion de la mise à jour des affaires administratives, de la documentation et des différents stocks de la DRIC,
    • Créer et mettre en forme de supports de présentation ou des dossiers (PowerPoint, Word, Excel…),
    • Mettre en place et actualiser des outils de suivi d’activité et des tableaux de bord,
    • Gérer la boite email du service
  • Assurer les relations avec les différentes parties prenantes et de manière générale, effectuer toutes tâches destinées à rendre efficace et rigoureux le bon déroulement des projets et missions
    • Prendre les rendez-vous et les prioriser avec la directrice (partenaires, RDV internes…),
    • Contribuer à l’amélioration des outils et procédures de l’activité d’assistanat,
    • Organiser les actions de communicationnécessaires à une bonne information en interne et en externe.

 

Mission 2 :  organisation et logistique

En relation et en coopération directe avec les différents pôles

  • Organisation de la réception et du planning des délégations et visiteurs internationaux,
  • Organisation en lien avec les différentes parties prenantes la réception et le planning des délégations et autres personnalités accueillies par la DRIC et des missions sortantes de la DRIC,
  • Organisation de réunions et autres évènements.
  • Suivi de la programmation.

 

Mission 3 : Suivi des projets transversaux de la DRIC

  • Réaliser la mise en place des activités et projets transversaux à l’établissement, en assurant un suivi des actions à mettre ainsi que le respect des engagements, notamment le label « bienvenue en France » et la chartes Erasmus +.

 

ACTIVITES ASSOCIEES

Participation aux actions transversales de la Direction des Relations Internationales et de la Coopération

 

CONTRAINTES PARTICULIERES D’EXERCICE

Relations avec un large public, interne comme externe dont un public international ce qui peut engendrer des heures de travail aléatoires et des déplacements, notamment à l’étranger.

PROFIL
Suivre ou avoir suivi une de ces formations :

COMPETENCES PRINCIPALES

Savoir / connaissances

  • Connaissance générale de la situation internationale,
  • Connaissance du système d’enseignement supérieur,
  • Connaissance du fonctionnement de l’établissement et les activités de ses composantes appréciée,

 

Compétences linguistiques

  • Anglais courant,
  • Toute autre langue étrangère est un atout.

 

Savoir-faire / compétences opérationnelles

  • Bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, power point, …
  • Suivre un projet,
  • Capacités de travail en équipe, en réseau et dans la transversalité,
  • Analyse et gestion des demandes d’information.
  • Excellente expression orale et rédactionnelle,
  • Maîtrise de la communication en anglais obligatoire.

 

Savoir être / compétences comportementales

  • Aisance relationnelle, bonne écoute et aptitude à travailler en équipe dans un contexte multiculturel,
  • Rigueur et sens de l’organisation et des priorités
  • Respect de la confidentialité
  • Autonomie et force de proposition

 

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